Riconosciuta l’esigenza di gestire meglio i molteplici aspetti dell’informazione, CEA S.p.A. ha scelto un “nuovo modo” di concepire l’organizzazione aziendale con InteGRa.
Lecco – Fondata a Lecco negli anni cinquanta, oggi CEA S.p.A. è annoverata tra i leader europei nella progettazione e costruzione di saldatrici professionali. Opera e collabora assieme ai suoi distributori e ai centri di assistenza in oltre 70 paesi al mondo per raggiungere la soddisfazione totale del cliente finale. Gli addetti all’assistenza dei prodotti CEA garantiscono un pronto ed efficiente servizio post-vendita grazie ad un meticoloso network di comunicazioni on-line con l’obiettivo di risolvere qualsiasi problema in tempo reale. Innovazione tecnologica, affidabilità e design dei prodotti, eccellenti prestazioni di saldatura, alti standard qualitativi, personale preparato e motivato sono il segreto del crescente successo di CEA in molteplici mercati su scala internazionale.
Le esigenze di CEA
La crescita in termini dimensionali e di complessità avvenuta nel corso degli anni ha posto CEA davanti alla necessità di automatizzare procedure e attività ricorsive, al fine di rendere organizzato e fruibile il capitale informativo presente tra i vari reparti, con particolare riferimento ai dati e ai documenti riguardanti le attività del servizio post-vendita, per tracciare in modo digitale le azioni svolte sugli impianti installati presso i clienti. L’azienda ha deciso di condividere questa sfida innovativa con Agomir S.p.A., la società lecchese del Gruppo G.R. Informatica che da trent’anniproduce e offre soluzioni informatiche al servizio delle imprese.
La soluzione che semplifica l’attività d’impresa
Il prodotto InteGRa, ideato e sviluppato da Agomir per affiancare le PMI nella gestione delle informazioni destrutturate circolanti in azienda, rappresenta il “nuovo modo”, scelto anche da CEA, di concepire l’organizzazione aziendale. L’applicazione, nativamente web, ha un cuore funzionale per la gestione dei documenti e dei processi, su cui si appoggia InteGRa.Service, un modulo specificoper il controllo dei servizi post-vendita, al fine non solo di controllare costi e ricavi, ma anche di ottenere un prontuario digitale delle soluzioni operative (chiamate, interventi, ecc.).
Tutte le attività di manutenzione, svolte sugli impianti installati presso i clienti vengono tracciate all’interno del sistema, evitando ridondanze o eventuali perdite di informazioni nel corso degli anni, anche al variare del personale.
risultati concreti
La gestione tradizionale dei flussi documentali comportava per l’azienda costi elevati, oltre ad alcuni rischi: tempi lunghi di presavisione e approvazione, dispersione dei documenti, accessi non protetti ad informazioni riservate, telefonate non tracciate, e spedizionipoco controllate, ecc. Da qui l’esigenza di CEA di attivare un percorso di ottimizzazione delle proprie procedure, automatizzandole il più possibile.
Con InteGRa, CEA ha scelto di iniziare a gestire documenti e processi in modo dinamico, eliminando dove possibile la carta a favore di una costruzione e diffusione digitale dei contenuti, che circolano come tali tra gli utenti interni o esterni coinvolti sul sistema. Tutte le informazioni, prima destrutturate, sono ora raccolte in un unico punto, sicuro e profilato, così da permettere una facile ed immediata creazione e consultazione della documentazione, attraverso meccanismi di archiviazione, ricerca, workflow e messaging. Inoltre la piattaforma web ha favorito la reperibilità immediata delle informazioni, anche fuori ufficio.
La documentazione prodotta dal gestionale viene importata in InteGRa attraverso connettori automatici, arricchendo la base informativa aziendale, mentre i documenti cartacei provenienti dall’esterno (es. fatture e bolle fornitori) vengono archiviati automaticamente attraverso un sistema di scansione e acquisizione massiva.
Inoltre, l'adozione da parte dell'azienda del modulo CRM ha introdotto importanti progressi nella gestione delle relazioni con la clientela, così da poter personalizzare gli approcci e rispondere con maggior tempestività alle richieste specifiche del mercato.
Monitoraggio dei servizi post-vendita
Le funzionalità dell'applicazione dedicate al service management permettono ad esempio di registrare le chiamate dei clienti relative a segnalazioni di guasto, nonché la pianificazione degliinterventi, con i relativi impegni per gli operatori. In un’ottica di semplificazione delle procedure e riduzione dei documenti cartacei, tutti i rapportini degli interventi effettuati dai tecnici sono statidigitalizzati, con possibilità di inserimento sia presso la sede di CEA che direttamente dal cliente. InteGRa.Service permette inoltre di verificare l'incidenza delle riparazioni effettuate in garanzia, sia in termini di costi sia di tipologia e specificità di riparazione.
